ロイロノート web管理画面の設定と操作: ステップバイステップガイド

導入文

ロイロノートは、タスク管理やメモ共有をシームレスに行えるクラウド型ノートサービスです。
Web管理画面を使えば、ユーザー管理、権限設定、テーマ変更など、組織単位での運用を効率的に行えます。
この記事では、ロイロノートの管理画面を初めて操作する方でもスムーズに設定できるよう、ステップバイステップのガイドを掲載します。
実際に画面を見ながら設定を進めるイメージで進めてください。

注意
ここで紹介する手順は、ロイロノートの最新版（2026年2月時点）を想定しています。
UI の微細な変更はあるかもしれませんので、公式ドキュメントも併せて確認してください。

2-1. ロイロノートへのログイン

  1. ブラウザでロイロノート公式サイト（ https://royar.net ）へアクセス
    企業専用インスタンスにアクセスする場合は、会社から提供された専用 URL を使用してください。

  2. 管理者アカウントでログイン

    • メールアドレスとパスワードを入力。
    • 2FA（双方向認証）が有効の場合は、コードを入力しログイン完了。

ポイント
最初にログインした後は、ブラウザの「自動入力」機能でパスワードを保存するように設定すると、次回以降のログインが快適です。

2-2. ダッシュボードの全体像を把握

管理画面のトップに表示されるダッシュボードは、以下の要素で構成されています。

セクション 主な機能
ユーザー一覧 現在のユーザー数、アクティブ・非アクティブの統計
プロジェクト/ワークスペース一覧 共有されているワークスペースとそのステータス
設定メニュー 一般設定、セキュリティ、通知設定など
ヘルプ FAQ、サポート窓口へのリンク
通知アイコン 未読通知、システムメッセージの通知

スクリーンショット例

例:
ダッシュボード
※実際の画面は環境により異なります。

2-3. ユーザー管理

2-3-1. 新規ユーザーの追加

  1. メニューから 「ユーザー管理」 を選択。
  2. 「ユーザー追加」ボタンをクリック。
  3. 必須項目を入力（メールアドレス、氏名、役職）。
  4. 役割 を選択（例: 管理者、編集者、閲覧者）。
  5. 「送信」→招待メールが送付され、ユーザーが本人確認とパスワード設定を完了すれば追加完了。

ヒント
役割は後から個別に変更可能です。必要に応じて、権限レベルごとにテンプレートを作成しておくと管理が楽に。

2-3-2. 既存ユーザーの権限変更

  1. ユーザー一覧で対象ユーザーを検索。
  2. 行の右側にある「編集」ボタンをクリック。
  3. 役割タブ で権限を選択し、「保存」。
  4. 変更内容は即時反映されます。

2-3-3. ユーザー属性の一括更新

方法 手順
CSV インポート ユーザー管理 → インポート から CSV ファイルをアップロード。
ヘッダー項目は「email, name, role, status」等。
API 連携 API Key を取得し、スクリプトで POST /users エンドポイントにリクエストを送信。

ポイント
CSV インポート時は必ずバックアップを取り、フォーマット通りにデータを入力してください。
API での操作は、管理者が OAuth2 でアクセス許可を付与した上で実施します。

2-4. ワークスペース設定

2-4-1. ワークスペース作成

  1. 「ワークスペース管理」へ移動。
  2. 「ワークスペース作成」ボタンをクリック。
  3. ワークスペース名、説明、共有範囲 を設定。
  4. 必要に応じて 既存ユーザー を招待。
  5. 「保存」後、ワークスペースが一覧に追加されます。

2-4-2. アクセス権限調整

  • パブリック：組織内どのユーザーでも閲覧/編集可。
  • プライベート：招待ユーザーのみアクセス可。
  • カスタム：ユーザーごとに細かい権限設定（閲覧権限のみ、編集権限あり等）。

設定はワークスペース詳細画面の 「権限」タブ で変更可能です。

2-4-3. テンプレートワークスペースの作成

  1. 既存ワークスペースをベースに 「テンプレート化」 を選択。
  2. トップ画面の 「テンプレート一覧」 から作成したテンプレートを呼び出せます。
  3. 新規プロジェクト立ち上げ時に一括で設定を反映できるため、標準化に役立ちます。

2-5. セキュリティ設定

2-5-1. パスワードポリシー

  1. 「設定 → セキュリティ」へ。
  2. パスワード長、複雑性、ロックアウト 等のポリシーを設定。
  3. 変更は即時有効。ユーザーは次ログイン時にポリシーに即したパスワードで更新するよう促されます。

2-5-2. 多要素認証 (MFA)

  1. 「設定 → セキュリティ」へ。
  2. 2FA を有効化し、利用可能な認証方式（Authenticator アプリ、SMS、メールなど）を選択。
  3. 全管理者に対し、MFA を必須 に設定すると、セキュリティが飛躍的に向上します。

2-5-3. IP アクセス制限

  • IP フィルタリングで社内ネットワークからのみログイン許可する設定が可能。
  • 「設定 → ネットワーク」 で IP 制限リスト を入力。
  • 変更は即時適用され、リスト外からのアクセスはブロックされます。

2-6. 通知とメール設定

2-6-1. 通知ルールのカスタマイズ

  1. 「設定 → 通知」へ。
  2. イベントタイプ（タスク割り当て、コメント追加、期限切れ）ごとに通知先（メール、Slack、Teams）を選択。
  3. 頻度（即時、1時間ごと、日次）を設定できるため、情報過多を防止します。

2-6-2. メールテンプレートの編集

  • 送信メールのサブジェクト・本文をカスタマイズ。
  • プレースホルダー {{user.name}}、{{task.title}} 等を利用し、個別化されたメールを送信できます。

2-7. テーマとカスタマイズ

ロイロノートはデフォルトテーマが複数用意されていますが、企業ロゴやブランドカラーを反映したカスタムテーマを作成することで統一感が高まります。

  1. 「設定 → デザイン」へ。
  2. 「カスタムテーマ作成」ボタンをクリック。
  3. 色コード、フォントファミリ、ロゴ画像 をアップロード。
  4. 「プレビュー」で確認後 保存。
  5. 全ワークスペースや個々のユーザーに適用することができます。

2-8. API と統合

ロイロノートは RESTful API が充実しており、外部ツールや社内システムと連携が可能です。

エンドポイント 主な機能
GET /tasks タスク一覧取得
POST /tasks タスク作成
PATCH /tasks/:id タスク更新
DELETE /tasks/:id タスク削除
  • API キー は「設定 → API」から発行。
  • API 利用時は rate limit に注意してください（1分間に 1000 リクエスト など）。

例：Python でタスク取得

import requests

API_KEY = "YOUR_API_KEY"
BASE_URL = "https://royar.net/api/v1"

headers = {"Authorization": f"Bearer {API_KEY}"}

response = requests.get(f"{BASE_URL}/tasks", headers=headers)
tasks = response.json()
for t in tasks:
    print(f"{t['id']} - {t['title']}")

2-9. バックアップと復元

2-9-1. 自動バックアップ設定

  • 毎日 22:00 UTCに全データ（タスク, ノート, ユーザー情報）は自動でGoogle Cloud Storage へバックアップされます。
  • バックアップの保存期間は 90 日（企業ポリシーで延長可）。

2-9-2. 手動バックアップ

  1. 「設定 → バックアップ」へ。
  2. 「手動バックアップ」ボタンをクリック。
  3. ダウンロード（.zip）または Cloud ストレージ へ送信を選択。

2-9-3. 復元手順

  1. バックアップファイル（.zip）をアップロード。
  2. 「復元」ボタンをクリック。
  3. 選択した日付の状態にリセットされます（注意：既存データは上書きされます）。

2-10. よくある質問 (FAQ)

質問 回答
管理者権限を持つユーザーを追加したいが招待メールが届かない まず、メールアドレスが正しいか確認し、スパムフォルダをチェック。もし届かない場合は、管理者が手動でユーザーを追加してください。
複数のユーザーを一括で権限変更したい CSV インポートで role を一括更新するか、API の PATCH エンドポイントを利用して一括変更が可能です。
ロイロノートのアップデート通知はどこで確認できるか 「設定 → アップデート」から最新リリース情報を確認できます。自動更新を有効にすると、管理ダッシュボードに通知が表示されます。
外部アプリと連携できる API 限定時間はありますか 通常は 24 時間連続利用可能ですが、大量アクセスが予想される場合は事前にサポートへ相談してください。
企業の専用インスタンスの設定を変更したい 専属運用担当者に連絡し、設定変更の手順と影響範囲を共有してもらいましょう。

まとめ

  1. ロイロノート管理画面へのログイン
  2. ダッシュボード全体像の確認
  3. ユーザー管理・ワークスペース設定
  4. セキュリティと通知の最適化
  5. カスタマイズ (テーマ, API)
  6. バックアップ＆復元

このガイドを参考にすれば、組織全体でロイロノートを安全かつ効率的に運用できるはずです。
管理者の皆さまは、日常的にこの設定を活用して、チームの生産性をさらに高めてください。

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